Nota Fiscal Eletrônica: como emitir?

Obter um CNPJ vem acompanhado de obrigações fiscais e tributárias como, por exemplo, a emissão de notas fiscais.

A nota fiscal é um documento de extrema importância para a sua empresa. Através dela são registradas transações de compras e vendas, além do recolhimento dos impostos obrigatórios. Com o avanço tecnológico, é possível emitir a NF de forma digital.

Para ajudar no entendimento, no post de hoje vamos entender o que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e como emitir este documento.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

Conforme informa o portal do Serasa, a nota fiscal eletrônica é um documento digital emitido por empresas quando são realizadas vendas ou circulação de mercadorias ou prestações de serviço.

Este documento fiscal serve para comprovar receita e ter controle de pagamentos de impostos e tributos municipais, estaduais e federais. Os tipos de notas fiscais eletrônicas podem variar de acordo com a operação comercial realizada. Além disso, para a sua emissão, é necessário validar os documentos e identificações da sua empresa.

Essa obrigação é válida para todos os tipos de empreendedores, respeitando as suas particularidades:

Microempreendedores individuais (MEI);
Microempresa (ME);
Empresas de pequeno porte;
Médias empresas;
Grandes empresas.

Para empresas enquadradas no MEI, não é necessário emitir nota fiscal (fonte: Sebrae).

Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica

A implementação da NF-e tem sido gradativa nos estados brasileiros e, além de ser prática, conta com outras vantagens, tais como (fonte: Banco do Empreendedor):

Menos impactos ambientais, já que houve uma significativa redução de papel;
Economia do custo com emissão e armazenamento de notas;
Incentivo ao desenvolvimento e uso de tecnologias;
Facilidade na fiscalização de cargas;
Maior controle fiscal para a empresa e para o Estado;
Facilidade no envio das notas, já que é possível serem feitas enviadas através de e-mails ou outros meios digitais.

Outras vantagens do uso da NF-e é a redução de fraudes e erros, mais agilidade em casos de auditora e automatização de processos. Isso torna o processo de emissão de notas muito mais seguro e rápido.

Quais os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Para cumprir com as exigências da Receita Federal é preciso que o empreendedor esteja na categoria correta de acordo com o seu serviço ou operação comercializada.

Existem vários tipos de notas fiscais eletrônicas, dentre os principais, estão:

Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria Eletrônica (NF-e): formaliza a venda de produtos físicos e é emitida pela Secretária da Fazenda, registrando o cálculo do ICMS e IPI;
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): também serve para protocolar transações comerciais, mas é indicada para empresas com baixa quantidade de emissões de notas e para MEI que não tem a obrigação de emitir nota sempre que realizar uma venda;
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): usada pelos prestadores de serviços para comprovarem seu trabalho para uma empresa ou até mesmo uma pessoa física. Porém, esta nota é feita através de cada município, podendo mudar as regras e condições de acordo com a prefeitura;
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): ideal para o varejo, possibilitando o registro entre empresa e cliente final;
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): para protocolar serviços de transportes entre municípios e estados.

Existem muitas outras NF-e, cada uma com a sua especificidade e seu campo de atuação.

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal eletrônica é entender qual a nota correta que a sua empresa deve emitir. Mas, para isso, é preciso analisar a situação fiscal e cadastral do seu negócio.

Após essa análise, é preciso adquirir um certificado digital para acessar os sistemas que permitem a emissão de notas fiscais. Esses certificados são uma espécie de “identidade digital da empresa”.

Em seguida, as empresas devem se cadastrar na Secretária de Estado da Fazenda (Sefaz) e os prestadores de serviços devem recorrer à prefeitura de seu município. Esse cadastro fiscal libera as emissões de notas fiscais eletrônicas.

E, por último, basta encontrar um programa digital para emitir as notas do seu negócio. Você pode utilizar algum programa já integrado ao sistema da sua empresa ou usar os programas gratuitos oferecidos pela Sefaz ou pela prefeitura.

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Emitir notas fiscais de forma correta e recolhendo os impostos necessários pode se tornar algo complexo se você não puder contar com um time especializado e experiente nos mais diversos tipos de atividades econômicas. Escolher uma contabilidade com conhecimento técnico e expertise no cenário tributário possibilita sucesso nas emissões de NF-e e destaque correto dos impostos, evitando carga tributária indevida.

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